Så höjer du svarsfrekvensen på dina enkäter

Något som många forskare och kliniker brottas med är hur man kan höja svarsfrekvensen vid webbaserade mätningar.  När det gäller studier kring internetbaserade behandlingar finns det initialt ofta ett relativt starkt incitament till att fylla i frågeformulär. Detta eftersom en behandling oftast förutsätter att personen besvarat frågorna. Och under behandlingens gång är ifyllda mätningar ett krav för att få tillgång till nästa modul. Motivationen minskar dock i takt med mätningarnas frekvens och då man redan fått alla behandlings­moduler. Hur kan man då göra för att få svar och minimera bortfallet efter behandlingen?

Inom enkätforskningen finns en stor kunskapsbas kring hur man kan göra för att få en så hög svarsfrekvens som möjligt. Exempelvis har man i en stor metaanalys visat att svarsfrekvensen inte påverkas av exempelvis pappersfärgen eller om enkäten mottogs på en måndag jämfört med en fredag (Edwards et al., 2009). Däremot är det tydligt att korta svarstider och frågornas relevans höjer responsen.

När det gäller enkäter på internet har forskningen främst kretsat kring marknadsundersökningar. Det är visserligen en empirisk fråga, men det är inte orimligt att anta att ungefär samma principer gäller för psykiatriska självskattningsformulär. Något som är värt att notera är att det fortfarande verkar finnas en preferens för frågeformulär på papper snarare än på nätet. Det finns rapporter som berättar att de gånger man skickat ut en pappersenkät, men samtidigt erbjudit möjligheten att svara på internet, så väljer i genomsnitt 9 av 10 personer att svara på papper. Detta trots goda argument för att internet är att föredra (Recklitis & Campbell, 2009).

Vi har själva samma erfarenhet från en prevalensundersökning av generaliserat ångestsyndrom. Av de 3 001 breven som skickades ut med vanlig post fick vi efter en påminnelse 1 258 svar. Av dessa var endast 42 stycken elektroniska svar. Att endast 3,3 procent valde att svara på internet är anmärkningsvärt, men det går helt i linje med tidigare forsk­ning. Eventuellt skulle utfallet blivit annorlunda om man tillfrågats via e-post. Steget till enkätsvarande blir kortare när man redan sitter vid datorn.

Incitament

Enligt inlärningsteori utför djur och människor handlingar antingen för att få något åtråvärt eller för att undvika något aversivt. En fråga som många som får ett formulär i sin hand ställer sig är: Varför ska jag ta mig tid att fylla i alla dessa frågor? Ju mer intressant ett ämne är desto större sannolikhet är det att man verkligen besvarar enkäten. Alla enkäter är dock inte intresseväckande.

Generellt pekar forskningen kring elektroniska marknadsföringar på att man inte får högre svarsfrekvens om man erbjuder rena pengar som ersättning. Men om man i stället ger bort ett presentkort dubblas nästan oddsen. Och det verkar inte spela någon roll om presentkortet har ett högt eller lågt värde. Frågan är då när belöningen ska utdelas. Vid pappersbaserade enkäter lutar det åt att svarsfrekvensen blir högst om man skickar ut belöningen tillsammans med enkäten. Det vill säga innan man faktiskt vet om personen verkligen kommer att besvara frågorna. Vid elektroniska enkäter verkar det dock som att tajmingen inte spelar någon avgörande roll.

Om man däremot använder sig av utlottning av till exempel ett presentkort så bör denna vinstlottning och redovisning av dess resultat ske i direkt anslutning till att en person besvarat enkäten. Genom att ge direkt feedback fördubblas nästan sannolikheten att man svarar. Samtidigt som det säkert finns generella principer för hur svarsfrekven­sen kan höjas genom utnyttjande av incitament, finns det utan tvivel grupperingar i samhället som skiljer sig åt.

I amerikanska studier rapporterar man exempelvis om att enkäter riktade till läkare kan vara ett specialfall. I dessa fall tycks ett löfte om ekonomisk ersättning vara en nyckel för att man ska överväga att svara. Hur mycket ersättning är då lämpligt? I en amerikansk studie testade man att ge antingen 20 eller 50 dollar i ersättning till läkare.

Det intressanta i den studien var att det visade sig att man kunde räkna hem den ökade kostnaden i ersättning om man samtidigt tog hänsyn till de ökade kostnaderna, både i form av personal och porto, som det innebar att skicka ut flera påminnelser.

Sammanfattningsvis kan man säga att svarsfrekvensen inte blir säm­re om man kompenserar för svar, men man kan fråga sig hur mycket varje enskilt extra besvarad enkät är värd.

Omfattning och layout

Som vi nämnt ovan finns en risk för minskad svarsfrekvens ju fler frågor mätningarna innehåller, även om de flesta är beredda att fylla i relativt omfattande formulär. I det initiala skedet är antalet frågor i mätningar­na nästan aldrig ett problem. Detta eftersom den eventuellt hägrande behandlingen utgör en stor morot. I bedömning av lämplig omfattning är det dock viktigt att väga in hur personligt relevanta frågorna upplevs.

Svarsfrekvensen vid en vecko-, efter- eller uppföljningsmätning påverkas sannolikt också av personens uppfattning av behandlingen. Det vill säga det som kan öka svarsfrekvensen initialt behöver inte automatiskt vara betydelsefullt ett år efter avslutad behandling. I en studie av McCambridge och kollegor (2011) fann man att ett formulär behövde vara minst fyra gånger längre för att det skulle ge färre svar vid en uppföljningsmätning. Samtidigt drog man slutsatsen att frågorna ska vara relevanta. Oddset att få svar dubblas om man har frågor som respondenten finner intressanta. Man har vidare kunnat visa (Edwards et al., 2009) att i de fall man har relevanta frågor så ska de helst vara så tidigt som möjligt i enkäten. Samtidigt är det viktigt att de inledande frågorna är enkla att besvara.

Helst ska frågorna vara kryssfrågor, snarare än öppna frågor med fritextsvar. I pappersenkäter spelar det ingen roll om man markerar sina svar med kryss eller cirklar, däremot tycks det vara viktigt att frågorna är horisontellt orienterade snarare än vertikalt. En eventuell förklaring till att horisontella skalsteg tripplar oddset att få svar är att enkäterna annars upptar fler sidor och därmed upplevs som mer omfattande.

Utformning av inbjudan

Även sättet en person bjuds in att svara på en elektronisk enkät eller ett frågeformulär kan vara viktigt. Genom att ha en personligt utformat hälsning har man i 12 studier kunnat visa att oddset att få svar ökar med 25 procent. Ännu mer effektivt var det att i e-postmeddelandet inklu­dera en bild. Intressant nog spelade det ingen roll om bilden upplevdes som attraktiv eller inte. Det saknade även betydelse om mejlet hade en rubrik så länge som ärendemeningen inte innehöll ordet ”enkät”. Detta minskade nämligen svarsfrekvensen med en femtedel.

Om en rubrik ska användas bör den vara kort snarare än lång, och den bör inte innehålla vädjande ord som ”Vi behöver din hjälp!”. Att använda en vit, snarare än en svart, bakgrund ökade svarsfrekvensen med över 25 procent. Layouten i själva enkäten kan också påverka svarsfrekvensen. Att använda text, snarare än bilder, ökar nämligen svarsfrekvensen. Det tycks således som att bilder på glada och ledsna gubbar inte är att föredra framför ”instämmer mycket” respektive ”instämmer inte alls”.

Avsändare

Det råder aldrig något tvivel om vem som är avsändare och mottagare av svaren vid internetbehandlingar gjorda i landstings- eller univer­sitetsregi. Vi tror att detta är viktigt. När det däremot gäller vanliga webbaserade marknadsundersökningar spelar det ingen roll om ett uni­versitet står bakom. Inte heller spelar det någon roll om det är en senior eller välkänd person som signerat inbjudningsbrevet. Däremot finns det en tydlig skillnad i svarsfrekvens om det är en man eller kvinna som undertecknat e-postmeddelandet. Oddsen minskar med hälften om det är en man som står som avsändare. Hur detaljerat följebrevet är tycks däremot inte påverka svarsfrekvensen, i alla fall när det gäller vanliga pappersenkäter. Att hänvisa till att svaren är viktiga för forskningen eller samhället påverkar inte heller benägenheten att svara.

Svarstid

Oavsett hur intressant enkät man skapat så kommer det alltid att finnas personer som inte svarar på frågorna. Ett enkelt sätt att öka svarsfrekvensen är att påminna. Hur långt det ska vara mellan påmin­nelserna och hur de ska vara utformade finns ännu ingen konsensus kring. Däremot vet man att det ökar svarsfrekvensen med en tiondel om man har en deadline. I påminnelserna kan det, enligt en studie, vara fördelaktigt att antyda att andra redan svarat. Vår egen erfarenhet talar för att svarsfrekvensen ökar om man samtidigt utlovar feedback på svaren.

Telefonintervjuer

Det är inte ovanligt med telefonintervjuer för att följa upp hur det gått för en person på lite längre sikt. Ett sätt att öka svarsfrekvensen är att en till två veckor i förväg skicka ut ett vykort där man informerar om att man kommer att bli uppringd. Genom en sådan liten insats rapporteras det i litteraturen att man kan höja svarsfrekvensen från cirka 40 till 60 procent (Iredell et al., 2004). Detta ger även personer som inte vill bli uppringda möjlighet att tacka nej.

Dock skulle vi inte förorda att man använder sig av vykort eftersom dessa kan läsas av obehöriga och därmed skvallra om att personen gått i behandling.

Det som ökar svarsfrekvensen vid eftermätningar är således att:

1. Ha frågor som upplevs som relevanta.
2. Att ge en behandling som patienten uppskattar.
3. Att skicka påminnelser via sms.
4. Att ringa upp och påminna.

Detta var ett utdrag ur vår internetterapibok (sidorna 67-71). Läs mer om boken hos Natur och Kultur.